Som researrangör på nätet är det viktigt att ha en tydlig och kortfattad policy för återbetalningar och avbokningar. Kunder avbokar på grund av oförutsedda omständigheter och konflikter med rättsliga krav, även med kort varsel. Resebegränsningar, stängda gränser, flygförseningar, väderförändringar och personliga förhållanden kan orsaka begäran om avbokning.
Det är verkligen en annan orsak till stress för en företagare som arbetar inom turistbranschen.
I vår omfattande guide hittar du de bästa metoderna för hur du hanterar avbokningsprocessen och begär återbetalning för din online-verksamhet inom turismnäringen. Vi delar också med oss av användbara tips om hur du kan förebygga avbokningar från början.
Om du har en solid avbokningspolicy och ett bra förfarande på plats kan dina kunder känna sig trygga och det blir mer sannolikt att de bokar turer hos dig. Det bidrar också till att skydda ditt företag från eventuella förluster på grund av inställda bokningar.
Vad är en bra avbokningspolicy?
En policy för avbokning och återbetalning är en uppsättning regler som bestämmer när och hur kunder kan ändra sina bokningar. Avbokningsvillkoren ska vara rättvisa för både kunden och företaget.
- Ger kunden tid att ändra sina bokningar utan att drabbas av en straffavgift, samtidigt som företaget skyddas från avbokningar i sista minuten.
- Det ska tydligt anges under bokningsprocessen så att kunden vet vad han eller hon kan förvänta sig.
- Konsekvent oavsett orsaken till vändningen, vilket skapar konsumenternas förtroende och ger en bra upplevelse.
Avbokningspolicy för Tour Manage
Avbokningar och hantering av återbetalningar kan vara svåra frågor för ett aktivitetsföretag. Å ena sidan vill du inte gå miste om företagets intäkter om en kund avbokar sin bokning.
Du vill inte heller reta upp potentiella kunder genom att vara alltför rigid när det gäller avbokningsprocessen och villkoren.
Så hur hittar du den rätta balansen?
1. Undersök din policy för återbetalning och avbokning
När en resa ställs in är det bra att ha en tidsram som ger dig tillräckligt med tid för att säkra en ny bokning. Ni som researrangörer kan erbjuda kostnadsfria avbokningar upp till 24 timmar, 48 timmar eller 72 timmar efter avresedatumet.
Alternativt kan du erbjuda kostnadsfri avbokning upp till 24 timmar efter bokningen eller upp till 7 dagar före avresan.
Oavsett vilket alternativ du väljer, se till att du har tillräckligt med tid för att hitta en ny bokning. Annars kan det sluta med att du förlorar pengar om du måste avboka i sista minuten.
Vad bör ingå?
- Hur lång tid ska kunderna ha på sig att avbeställa? Ska du ta ut en avbokningsavgift eller inte?
- Hur hanterar du kundernas avbokningar? På vilka sätt kan de kommunicera med dig? Ska du hantera det med manuella telefonsamtal och e-post eller kan du använda automatiseringsverktyg och tjänster i stället?
- Vad händer när kunderna avbokar sina bokningar? Hur reagerar du? Kan du skapa en marknadsföringsstrategi för att fylla de tomma datumen?
- Eller vad händer om det är du som ska avboka? Hur kan du säga upp dig?
Varför är det viktigt att ha en tydlig policy för återbetalning och avbokning?
Hur du hanterar återbetalningar och avbokningar har stor betydelse för kundens intryck.
En enkel, tydlig och konsekvent policy skyddar dig dessutom från allt ansvar och sparar tid och resurser i svåra situationer.
När en bokning görs måste kunderna godkänna policyn för att kunna gå vidare. Om någon måste ändra eller ångra en bokad resa hjälper detta dig att täcka dina avgifter för uteblivna besökare (eller om du måste göra det).
Här är ett exempel på en tydlig policy för researrangörer när det gäller återgång och återbetalning: Observera: Du har 7 dagar på dig att avbryta din bokning och få hela beloppet tillbaka. Om du avbokar inom en vecka och upp till 24 timmar före avresedatumet debiteras du depositionen. Om du avbokar inom 24 timmar eller inte dyker upp debiteras 100 % av priset. Om resan ställs in på grund av dåligt väder eller haveri återbetalar vi din bokning.
Se till att informera kunderna om hur de ska gå tillväga för att avboka en bokning. Inklusive deras kontaktuppgifter, som telefonnummer och e-postadresser.
2. Hantering av avbokningsavgifter
Högre pris = större flexibilitet
Aktörer inom turist- och aktivitetsbranschen, liksom inom hotellbranschen, fastställer en icke återbetalningsbar avgift för små gruppresor och billigare bokningar, medan de tillåter full återbetalning för dyrare resor. Till exempel resor med reseförsäkring.
Ju högre priset är, desto mer flexibilitet erbjuder de.
Erbjuda alternativ för full återbetalning
Istället för att tillåta inställda bokningar, varför inte erbjuda att boka om eller boka om? På så sätt kan du se till att du inte förlorar intäkter och kunder.
Å andra sidan tar vissa aktivitetsleverantörer också ut en rimlig avgift för att avboka en bokad tur i stället för att ge full återbetalning. Om du väljer den här metoden kan du få tillbaka och skydda kostnaderna för den tid och de resurser som lagts ner på bokningsprocessen.
Boka nu, betala senare
Om du erbjuder en "boka nu, betala senare" och har en icke återbetalningsbar deposition för turen. Detta bör vara tillräckligt för att täcka kostnaden för din tid och dina ansträngningar.
3. Granska avbokningspolicyn med tredje part
De flesta researrangörer har ett nära samarbete med tredjepartsleverantörer och med lokala företag för att erbjuda sina tjänster för reseupplevelser. Om du gör det, se till att du har goda kontakter med dem för att hitta lösningar som fungerar för båda parter.
Arbeta med OTA:er
De flesta OTA-byråer erbjuder full återbetalning för avbokningar som görs 24 timmar före resan. Se till att detta stämmer överens med ditt företags avbokningspolicy, som visas på din webbplats. Så att du kan upprätthålla enhetlighet i alla dina försäljningskanaler.
Arbeta med leverantörer
Se över den policy för återbetalning och avbokning som du har med tredjepartsleverantörer.
Om du till exempel arbetar med Stripe som betalningsgateway tar Stripe ut avbokningsavgifter, men det beror till stor del på ditt avtal med dem.
Samma sak gäller för dina bokningssystem. Vissa tar fortfarande ut avgifter när du återbetalar en kund.
Kan du kanske kommunicera och kontakta dem och be om flexibilitet?
Ju bättre din kommunikation är, desto mer specifik kan du göra dina avbokningsregler och desto mer kontroll har du över dina bokningar.
4. Minska antalet avbokningar och återbetalningar
Du har tre olika sätt att rekommendera resenärer produkter och tjänster för att undvika att transaktioner ogiltigförklaras:
- Byte av biljett till en kupong (giltig i 1-2 år)
- Rabatter eller erbjudanden
- Ombokning av datum
- Överföra en bokning
TicketingHubs Magic Link-funktion gör det möjligt för gästerna att hantera och få tillgång till sina bokningar, återbetalningar och avbokningar med direkt tillgänglighet. Gästerna har möjlighet att ändra sin bokning till en kupong, ändra upphämtningstid eller överföra till någon annan före avbokning.
This way, you guarantee every trip and do not lose bookings, while you lessen admin work in the backend.
5. Fokusera på befintliga kunder
Det har visat sig att det ofta är lågprisresor eller evenemang som har flest inställda bokningar. Gästerna kan lätt bestämma sig för att låta bli eftersom de inte spenderade mycket på bokningen.
För att ge gästerna det bästa värdet bör du undvika att sänka priserna för att få fler bokningar. Gör det istället till en möjlighet att skapa en exceptionell reseupplevelse som överträffar deras förväntningar.
Du kanske kan fundera på om du kan kombinera tjänsterna och erbjuda en unik upplevelse?
Visa dina gäster varför de ska köpa din tur framför konkurrenterna i området. Om du erbjuder exceptionell service och värdefulla tjänster minskar antalet avbokningar. De kommer därför att återvända och föreslå dina tjänster för andra.
Den ultimata bokningslösningen för dig
Letar du efter en ansvarsfull biljettlösning som är snabb, enkel att använda och erbjuder integrationer i världsklass? Sök inte längre än till TicketingHub-programvaran. Vi hittar lösningar med vår programvara. Med den kan du konfigurera ditt konto snabbt och enkelt, utan några månads- eller inkörningsavgifter.
- Enkel och snabb integrering.
- Förstklassig kundtjänst och support
- Automatiseringsverktyg (minskar arbetet i backend)
- Lättviktig boknings widget
Gör det enkelt att hantera betalningsvillkor och göra ändringar i resvägar eller ankomst- och avresetider. Hantera skräddarsydda resor, agenter och personal på ett och samma ställe. Dessutom kan du meddela resenärer i förväg och införa dynamiska priser. Så vad väntar du på? Registrera dig idag!
